Bytte bookingsystem: slik gjør du det uten å miste bookinger

Når er det lurt å bytte bookingsystem?

Det er lurt å bytte når dagens system koster deg noe hver uke. Typiske tegn:

• Du får dobbeltbookinger fordi kanalene og nettsiden ikke henger sammen.
• Gjestene må sende e-post for å booke, fordi de ikke kan bestille og betale på nettsiden.
• Aktiviteter og utleie ligger i et eget regneark eller et annet system enn overnattingen.
• Provisjonen spiser mer av marginen enn du hadde regnet med.
• Bindingen er i ferd med å løpe ut, og du har en naturlig anledning.

Fungerer dagens system og prisen er grei, er det god grunn til å la være. Et bytte koster tid, og du tjener bare på det hvis det løser noe du faktisk sliter med. Skriv ned hva som ikke fungerer før du ser deg om etter noe nytt. Da vet du hva det nye systemet må gjøre bedre.

Bytt i lavsesongen, ikke midt i sesongen

Midt i sesongen har du ikke tid til å lære et nytt system, og hver feil rammer en gjest som står på stedet. Mange velger derfor å vente til sesongen er over. Har du sommersesong, passer høst og vinter. Har du vintersesong, passer våren. Byttet bør være ferdig noen uker før neste sesong starter, så du rekker å teste og rette opp.

Bookinger som allerede ligger inne for neste sommer, er ikke et argument for å vente. De skal flyttes uansett, og det er enklere når det kommer få nye bookinger mens du jobber.

Hva skjer med bookingene som allerede ligger inne?

Bookingene må flyttes, og du må kontrollere at de kom riktig over. Hver booking trenger dato, enhet, gjestens navn og kontaktinformasjon, pris, tilleggstjenester og opplysninger om hva gjesten har betalt. Noen systemer kan lese inn en fil du eksporterer fra det gamle. Andre legger bookingene inn for hånd. Spør hvem som gjør jobben, siden det varierer mellom leverandørene.

Du har i hovedsak to valg:

• Flytt alle fremtidige bookinger før du går live. Du har én kalender fra første dag, men noen må gjøre jobben og kontrollere den.
• La det gamle systemet beholde bookingene en periode. Nye bookinger går til det nye systemet. Da har du to kalendere en stund, og må passe på at ingen datoer bookes to ganger.

Uansett valg: avslutt ikke det gamle systemet før alle fremtidige bookinger er kontrollert i det nye. Sammenlign dato for dato og enhet for enhet.

Slik bytter du bookingsystem steg for steg

1. Les avtalen med dagens leverandør. Finn ut om du har binding og hva oppsigelsestiden er. Si ikke opp ennå.
2. Kartlegg hva du bruker. Skriv ned enheter, priser, mva-satser, kanaler, rabattkoder, bekreftelsesmeldinger og hvordan betalingene kommer inn.
3. Velg nytt system og avklar hvem som gjør jobben. Se en demo med dine egne enheter. Les slik velger du riktig bookingsystem for en sjekkliste.
4. Legg inn enhetene og prisene. Gjør en testbooking selv, med betaling, og se at bekreftelsen kommer fram.
5. Flytt bookingene som ligger inne. Kontroller dem mot det gamle systemet, dato for dato.
6. Koble kanalene og bytt bookingknappen på nettsiden. Rett opp gamle lenker, blant annet fra sosiale medier og Google-profilen din. Hvordan kanalene synkroniseres, står i synkronisere Airbnb og Booking.com.
7. Følg med i de første ukene. Sjekk nye bookinger og betalinger daglig til du stoler på oppsettet.
8. Si opp det gamle systemet. Gjør det når alt er kontrollert, og ta hensyn til oppsigelsestiden.

Slik kan tidslinjen se ut i lavsesongen

Planlegg baklengs fra sesongstart. Tabellen viser rekkefølgen, ikke hvor lang tid hver fase tar. Det avhenger av systemet du kommer fra, hvor mange enheter du har og hvor mye som ligger inne.

Spør det nye systemet om dette før du bytter

• Hvem flytter bookingene som ligger inne, og hva koster det?
• Hvem er kontaktpersonen min hvis noe går galt midt i flyttingen?
• Hvor lenge løper avtalen, og hva koster det å komme i gang? De fleste av de 16 bookingsystemene vi gikk gjennom i oktober 2026, oppgir verken oppstartskostnad eller binding. Andre har det.
• Kan jeg få ut bookinger og gjesteliste i en fil hvis jeg vil bytte igjen?

Få svarene skriftlig. Det du ikke får svar på før du bytter, finner du ut av midt i sesongen.

Slik hjelper vi med byttet

Bytter du til Bifrost Booking, hjelper vi med hele byttet fra det gamle systemet, også med å flytte bookingene som allerede ligger inne. Du får én fast kontaktperson hos oss som følger deg gjennom det. Hvor lang tid det tar, avhenger av hvilket system du kommer fra, hvor mange enheter du har og hvor mye som ligger inne. Det går vi gjennom sammen før du bestemmer deg.

Du bør kjenne vilkårene på forhånd. Prisen er fast per måned og uten provisjon, fra 750 kr for 1 til 5 enheter, uten mva. I tillegg kommer 5 000 kr i oppstart, og avtalen har 12 måneders binding som fornyes. Vi fakturerer vanligvis årlig, men finner en annen ordning hvis du trenger det. Kanaler som Booking.com og Airbnb kommer som tillegg til månedsprisen. Les mer om bookingsystem for reiseliv og se prisene våre.

Spørsmål og svar

Hvor lang tid tar det å bytte bookingsystem?

Det finnes ikke ett svar. Tiden avhenger av hvor mange enheter og bookinger du har, hvor mange kanaler som skal kobles til og hvem som gjør jobben. Be den nye leverandøren om en plan for din bedrift, og legg inn god margin før sesongstart.

Mister jeg bookingene som allerede ligger inne?

Ikke hvis de flyttes og kontrolleres. Behold det gamle systemet til du har sammenlignet dato for dato. Hos oss flytter vi bookingene for deg.

Må jeg si opp det gamle systemet før jeg begynner?

Nei, vent med det. Les avtalen først: har du binding eller oppsigelsestid, kan du måtte betale ut perioden uansett. Si opp når det nye systemet er testet og bookingene er kontrollert, men i god tid før avtalen fornyes.

Les også

• Bookingsystem for overnatting: hele overnattingsmodulen samlet.
• Bookingsystem for hytteutleie: hytter med booking på nettsiden og Booking.com og Airbnb i samme kalender.
• Channel manager: Booking.com, Airbnb og over 60 kanaler i samme kalender.